Reuniones más productivas

Reuniones más productivas

Seguramente más de uno ha acudido a una reunión y a los pocos minutos se ha preguntado: ‘¿qué pinto yo aquí?’ o, ‘¿cuándo van a hablar de lo que venimos a tratar?’, o ‘ahora podría estar haciendo…’ Esto suele ser consecuencia de reuniones improvisadas o mal convocadas.

También es bastante común tener la sensación de que las reuniones son una pérdida de tiempo, mientras que el fin último de éstas consiste en llevar a cabo un trabajo tras la puesta en común, la colaboración y discusión de opiniones y aportaciones.

Para que esto solo sea una percepción y desde ahora tus reuniones sean productivas al máximo, os dejamos unos prácticos consejos:

  • Definir la temática de la reunión
  • Convocar a los profesionales a quienes competa
  • Elegir el espacio idóneo por comodidad y para evitar interrupciones
  • Establecer el orden del día
  • Convocar con los medios adecuados: personalmente o por la vía que permita verificar la disponibilidad y confirmación de asistencia
  • Definir la duración de la reunión previamente
  • Delimitar los tiempos de cada intervención
  • Mantener el eje principal de la reunión para no desviar la atención, ya que es frecuente que surjan otros temas.

A veces, es necesario que el líder convoque una micro-reunión previa para explicar el tema a tratar y favorecer la preparación de cada profesional para hacer más efectivo el encuentro.

Delegar para liderar

Delegar para liderar

Tengo una idea. He constituido una empresa. Soy uno. Me he buscado un socio. Ahora somos dos. Tenemos el primer cliente. Lo cuidamos. Buscamos otros clientes…

Este sería el telegrama del arranque de una empresa. Supuestamente a partir de aquí, todo debería ir rodado. Pero evidentemente son muchas piezas las que se necesitan para montar una maquinaria que ruede. Hablamos del equipo humano. Y por ende, de liderazgo, que no es misión fácil. Está visto que un buen líder tiene que tener unas capacidades y, entre ellas, saber delegar.

‘No importa cuán brillante sea tu mente o estrategia, si estás jugando solo, siempre perderás ante un equipo’ – Reid Hoffman, cofundador de LinkedIn

Delegar no consiste en ‘mandar’, sino en confiar en otras personas tareas que quizá pudieras hacer tú mismo. Pero tampoco implica desentenderte de ellas y perder el control de lo que se hace. Para delegar correctamente es necesario:

  • Conocer quién realiza qué
  • Comunicar: es importante cerciorarse de que la otra parte ha entendido perfectamente en qué consisten sus tareas
  • Confiar: creer en las capacidades de la persona a la que se ha encomendado el cometido
  • Atender las posibles dudas que puedan surgir en el proceso
  • Tener en cuenta las opiniones
El teletrabajo ahora es Moofing

El teletrabajo ahora es Moofing

El concepto trabajar implicaba hace años, desplazarte rutinariamente hasta la sede de la compañía que te contrata para ejercer una profesión. Es decir, ir a la oficina.

Según fue avanzando la tecnología tomó fuerza lo que se conoce como teletrabajo, que se entendía como ‘trabajar desde casa’, con una mesa, un ordenador, línea telefónica y más recientemente, con la imprescindible conexión a internet. El término fue evolucionando valiéndonos de servicios de oficina virtual.

Hoy en día, el concepto trabajar simplemente se ciñe a ‘ejercer una profesión’, sin la necesidad de estar físicamente en un espacio destinado para ello, a excepción de las reuniones presenciales que seguimos considerando necesarias. Es cuando cobran una relevancia infinita los dispositivos móviles, ya que permiten estar conectados con otras personas y disponer de todas las herramientas para desarrollar el trabajo.

Así nace el concepto Moofing (Mobile Out of Office), término acuñado por la multinacional Microsoft a raíz de los resultados de un estudio en el que la mayoría de encuestados valoraban la flexibilidad laboral.

A excepción de las profesiones que exijan la presencia del trabajador, la tendencia laboral es la de los moofers, y más cuando las nuevas generaciones nacidas en la era del desarrollo tecnológico, relacionan directamente su puesto de trabajo con su Smartphone.

¿Dónde tengo hoy la reunión?

¿Dónde tengo hoy la reunión?

Elegir el espacio de trabajo donde mantener una reunión puede formar parte del éxito de la misma. Normalmente emprendedores o pequeños empresarios no disponen de espacios versátiles a todo tipo de reuniones: de equipo, presentaciones, entrevistas, con clientes… Incluso profesionales de grandes compañías con suculentas instalaciones, huyen de sus oficinas buscando un espacio adecuado. Es por esto por lo que hay que tener en cuenta los siguientes aspectos para elegir la sala de reuniones:

  • Número de personas: es importante que el espacio de encuentro se adecue al número de asistentes de tal forma que no sea una sala demasiado pequeña o un espacio que de sensación desangelada. Asimismo es muy valorada la versatilidad en cuanto a la composición del área de trabajo con un montaje idóneo al objetivo de la reunión: ejecutivo, teatro, en forma de U…
  • Material necesario: hoy en día una reunión de trabajo implica el uso de material y medios técnicos. Por esto es relevante elegir la sala de reuniones que tenga las conexiones pertinentes para los equipos así como los medios necesarios tales como proyector, pantalla, audio, etc., que satisfagan las posibles necesidades del encuentro.
  • Tiempo de uso: en muchas ocasiones necesitamos la salas de reuniones por espacios de tiempo definidos, y en otras, sabemos que esa reunión nos llevará horas y horas. La mejor opción es buscar la sala de la que puedas hacer uso en función de tus necesidades, desde horas, medias jornadas o jornadas completas.
  • Otros aspectos: a pesar de que las reuniones de trabajo se preparan haciendo una valoración de las necesidades para llevarlas a cabo, es preferible dejar un margen para la improvisación. Por esto, es relevante que el sitio elegido permita, por ejemplo, facilitar material de papelería, proporcionar botellas de agua para los asistentes, o incluso disponer de servicios de catering.

Optimización del tiempo en el trabajo

Continuamente en la oficina escuchamos la frase, “tengo tantas cosas que hacer y muy poco tiempo para llevarlo a cabo”. Vivimos inmersos en una sociedad llena de distracciones que absorben nuestro tiempo a la hora de trabajar, es fundamental saber administrarlo correctamente para mejorar la productividad, el rendimiento y sacar el mayor beneficio a nuestro trabajo.

Todo profesional tiene que saber cómo optimizar el tiempo del que dispone, una correcta y buena gestión puede ser la clave para trabajar de la manera más eficaz, ésta dependerá únicamente de nosotros.

Hay que tener en cuenta una serie de claves:

 Organización:

Trabajar en un entorno organizado nos permitirá únicamente estar pendientes de aquello que estamos realizando.  Si tenemos nuestro espacio bien ordenado no tendremos que detenernos en buscar “ese” documento que nos hace falta y no sabemos dónde está guardado.

– Planificación:

Realizar una buena planificación es una opción para llevar un control de aquellas tareas que ya hemos hecho, las que estamos realizando y otras que están pendientes por hacer. Es necesario disponer de una agenda donde vayamos anotando todas estas ejecuciones y planificar posibles acciones que vayan surgiendo.

– Objetivos:

Hay que fijar unos objetivos alcanzables para realizar. No podemos pretender en una mañana hacer todo el trabajo que tenemos pendiente de una semana, hay que ser realistas para poder enfrentarnos a ellos.

– Horario:

Establecer una franja horaria en nuestra actividad laboral para realizar las distintas tareas es una buena opción.  Aunque no es una tarea fácil, debemos  ceñirnos a ella lo máximo posible.

– Ladrones de tiempo:

Es fundamental saber identificar cuáles son aquellas distracciones que tengo y no me permite estar 100% en el trabajo. Una vez identificados hay que saber evitarlos.

No hay que olvidar que la idea de cuánto más tiempo se pasa frente al ordenador, más se hace no es cierta. No importa el tempo, sino que  lo que se haga sea eficaz, ya que el tiempo es nuestro bien más preciado.

Aumentan los emprendedores por necesidad

Como se viene haciendo cada año el Informe Global Entrepreneurship Monitor (GEM), elaborado por el Centro Internacional Santander Emprendimiento (CISE), analiza el fenómeno emprendedor así como los factores que influyen en la creación de nuevas empresas.

Dicho informe refleja que la sociedad española emprende por necesidad, la cual ha observado un incremento de un 26% a un 29% situándose 11 puntos por encima de la media de los países impulsados por la innovación. Se incrementa el número de este tipo de emprendedores que han visto una posible alternativa a su situación de desempleo, para poder salir adelante. En cambio emprender por oportunidad ha observado un  descenso de 5,5 puntos respecto al año 2012 en el que se ha pasado de un 72,3% a un 66,8%.

Emprender de una forma u otra, por necesidad o por oportunidad, ha sido uno de los factores analizados donde se realiza una clara distinción entre ambos perfiles. Esta diferencia es fundamental ya que no todas las iniciativas llevadas a cabo a la hora de emprender contribuyen de la misma manera en la actividad económica.

En el año 2013 el 5,2% de la población con edades comprendidas entre los 18-64 años, estaban implicados en la puesta en marcha de un negocio. Los emprendedores motivados por una oportunidad representaban el 1,5% de la población.

Cabe destacar que en los últimos años la necesidad como motivo para emprender ha aumentado en este tipo de personas, alcanzando el 30% de los casos. Este dato resulta un tanto preocupante si se tiene en cuenta que en el año 2010, lo emprendedores  motivados por necesidad representaban alrededor del 15% del total.

Además como novedad, el proyecto incluye monográficos sobre la Ley de Emprendedores y la financiación del proceso emprendedor en nuestro país. La financiación es el mayor obstáculo de cualquier emprendedor. Es por ello por lo que el proyecto señala tres posibles fuentes de financiación.

– Business angels: Es fundamental que se siga difundiendo la figura del inversor de proximidad, también conocido como business angel, como fuente posible de financiación para los proyectos star-up.

Crowdfunding: Este tipo de financiación colectiva permite a cualquier emprendedor reunir una cantidad de dinero necesaria entre muchas personas. Además, para inversores poco experimentados en la actividad empresarial es una excelente oportunidad.

Capital semilla: Es una oferta de acciones en la cual el inversor adquiere una parte del negocio o empresa. Este tipo de fondo se orienta fundamentalmente a nuevas empresas que estén en etapa de inicio.

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