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3 formatos de reuniones para aprovechar el tiempo al máximo

Seguramente más de uno ha acudido a una reunión y a los pocos minutos se ha preguntado: ‘¿qué pinto yo aquí?’ o, ‘¿cuándo van a hablar de lo que venimos a tratar?’, o ‘ahora podría estar haciendo…’ Esto suele ser consecuencia de reuniones improvisadas o mal convocadas. Para que desde ahora tus reuniones sean productivas al máximo, aquí tienes unos consejos, los 3 formatos de reuniones para aprovechar el tiempo al máximo:

Para esto, es necesario:

  • Definir la temática de la reunión

  • Convocar a los profesionales a quienes competa

  • Elegir el espacio idóneo por comodidad y para evitar interrupciones

  • Establecer el orden del día

  • Convocar con los medios adecuados: personalmente o por la vía que permita verificar la disponibilidad y confirmación de asistencia

  • Definir la duración de la reunión previamente

  • Delimitar los tiempos de cada intervención

  • Mantener el eje principal de la reunión para no desviar la atención, ya que es frecuente que surjan otros temas.

  • Desarrollar un buen checkin y checkout antes y después de la reunión respectivamente, es una gran manera de presentar y resumir la reunión.


Lamentablemente, tener la sensación de que las reuniones son una pérdida de tiempo es bastante común, a pesar de que el objetivo es precisamente maximizar la colaboración y discusión de opiniones y aportaciones. Si después de leer esto estás pensando en cancelar la próxima reunión que tienes programada, ¡no lo hagas! A continuación compartimos contigo las 3 mejores maneras de llevar a cabo una reunión para que aproveches el tiempo al máximo.

 

Los 3 mejores formatos de reuniones


 

  1. Reuniones virtuales

 

En los tiempos que corren, donde prima la rapidez y la multifuncionalidad, la comunicación a través de pantallas puede ser una manera muy efectiva de interactuar con clientes, colaboradores o proveedores sin tener que perder parte del día en ir de un sitio a otro. Es evidente que las innovaciones tecnológicas nos facilitan muchísimo nuestra labor, así que, ¿por qué no utilizarlas también como formato de reunión?

 

Las videoconferencias han revolucionado el mundo de los negocios, por lo que es hora de que te descargues alguna de las numerosas aplicaciones que hay para poder mantener reuniones sin necesidad de desplazarte. Desde el conocidísimo Skype a sistemas más complejos como Meetin.gs, diseñado, entre otras cosas, para programar reuniones de una manera cómoda y sencilla.

 

2. Espacios innovadores

 

Si eres freelance, sabrás la importancia de tener un espacio de trabajo libre de distracciones, ¡pues lo mismo pasa con las reuniones! Si trabajas desde casa, puede que la productividad sea tu fuerte y que la tengas muy bien decorada, pero quizás no es el lugar más adecuado para reunirte con un posible cliente, ¿no crees? Si no tienes intención de alquilar una oficina pero necesitas un lugar donde llevar a cabo reuniones importantes, puedes alquilar una sala de reuniones corporativa en algún espacio de coworking. De este modo, darás una imagen muy profesional y contarás con un espacio diseñado precisamente con el objetivo de llevar a cabo la reunión de una manera cómoda.

 

Otra ventaja es que muchos espacios de coworking ponen a la disposición de los usuarios salas de reuniones de diferentes tamaños. Así, si lo que buscas es una sala acogedora en la que reunirte de manera informal con un colaborador y contar con medios audiovisuales, puedes elegir una sala pequeña. En cambio, si tu intención es presentarle un proyecto a un posible cliente y te vas a reunir con varias personas a la vez para lanzar tu idea, tienes la opción de reservar una sala más grande.

 

3. Reuniones en movimiento

 

Uno de los formatos de reuniones profesionales más novedosos llega desde Estados Unidos, donde los banqueros de Wall Street han empezado a sustituir las largas comidas de negocios por sesiones de entrenamiento. ¿Por qué ir apurado al gimnasio pensando en la reunión que tienes dentro de una hora cuando puedes hacer las dos cosas a la vez?

 

En Nueva York ya existen gimnasios que ofrecen un servicio especial para llevar a cabo este tipo de reuniones. Mediante la colocación de cintas de correr contiguas y un ambiente  propicio para poder hablar, es posible hacer ejercicio a la vez que mantienes una reunión, aprovechando el tiempo al máximo. Ahora solo falta saber si este tipo de servicio tan específico  llegará a España. Si no, siempre tenemos la opción de mantener reuniones mientras paseamos, al mismísimo estilo Obama. La idea te puede encantar o disgustar, pero lo que no cabe duda es que es una tipología de reunión de trabajo que dará mucho de qué hablar.

 

Ahora que ya conoces nuevos formatos de reuniones de trabajo, las que programes a partir de ahora serán ¡un auténtico éxito!




 

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