Reuniones más productivas

Reuniones más productivas

Seguramente más de uno ha acudido a una reunión y a los pocos minutos se ha preguntado: ‘¿qué pinto yo aquí?’ o, ‘¿cuándo van a hablar de lo que venimos a tratar?’, o ‘ahora podría estar haciendo…’ Esto suele ser consecuencia de reuniones improvisadas o mal convocadas.

También es bastante común tener la sensación de que las reuniones son una pérdida de tiempo, mientras que el fin último de éstas consiste en llevar a cabo un trabajo tras la puesta en común, la colaboración y discusión de opiniones y aportaciones.

Para que esto solo sea una percepción y desde ahora tus reuniones sean productivas al máximo, os dejamos unos prácticos consejos:

  • Definir la temática de la reunión
  • Convocar a los profesionales a quienes competa
  • Elegir el espacio idóneo por comodidad y para evitar interrupciones
  • Establecer el orden del día
  • Convocar con los medios adecuados: personalmente o por la vía que permita verificar la disponibilidad y confirmación de asistencia
  • Definir la duración de la reunión previamente
  • Delimitar los tiempos de cada intervención
  • Mantener el eje principal de la reunión para no desviar la atención, ya que es frecuente que surjan otros temas.

A veces, es necesario que el líder convoque una micro-reunión previa para explicar el tema a tratar y favorecer la preparación de cada profesional para hacer más efectivo el encuentro.

¿Dónde tengo hoy la reunión?

¿Dónde tengo hoy la reunión?

Elegir el espacio de trabajo donde mantener una reunión puede formar parte del éxito de la misma. Normalmente emprendedores o pequeños empresarios no disponen de espacios versátiles a todo tipo de reuniones: de equipo, presentaciones, entrevistas, con clientes… Incluso profesionales de grandes compañías con suculentas instalaciones, huyen de sus oficinas buscando un espacio adecuado. Es por esto por lo que hay que tener en cuenta los siguientes aspectos para elegir la sala de reuniones:

  • Número de personas: es importante que el espacio de encuentro se adecue al número de asistentes de tal forma que no sea una sala demasiado pequeña o un espacio que de sensación desangelada. Asimismo es muy valorada la versatilidad en cuanto a la composición del área de trabajo con un montaje idóneo al objetivo de la reunión: ejecutivo, teatro, en forma de U…
  • Material necesario: hoy en día una reunión de trabajo implica el uso de material y medios técnicos. Por esto es relevante elegir la sala de reuniones que tenga las conexiones pertinentes para los equipos así como los medios necesarios tales como proyector, pantalla, audio, etc., que satisfagan las posibles necesidades del encuentro.
  • Tiempo de uso: en muchas ocasiones necesitamos la salas de reuniones por espacios de tiempo definidos, y en otras, sabemos que esa reunión nos llevará horas y horas. La mejor opción es buscar la sala de la que puedas hacer uso en función de tus necesidades, desde horas, medias jornadas o jornadas completas.
  • Otros aspectos: a pesar de que las reuniones de trabajo se preparan haciendo una valoración de las necesidades para llevarlas a cabo, es preferible dejar un margen para la improvisación. Por esto, es relevante que el sitio elegido permita, por ejemplo, facilitar material de papelería, proporcionar botellas de agua para los asistentes, o incluso disponer de servicios de catering.
El fracaso no es la frustración

El fracaso no es la frustración

No debemos tener miedo del fracaso sino de no haberlo dado todo para evitarlo.

Tenemos que poner cada día toda nuestra creatividad, esfuerzo, trabajo y recursos (no sólo económicos ni sólo para emprender) para empezar o para cambiar de rumbo cuando no vamos por el camino correcto. O porque el mercado y los clientes nos ponen en la realidad de sus necesidades.

En la vida el fracaso no es lo peor. De este se puede aprender y levantarse. Lo peor es la sensación de deshazón, dejadez y/o frustración por no haber hecho todo lo posible para alcanzar el objetivo deseado.

Fijarse una meta sin una hoja de ruta nos puede llevar a trabajar y gastar recursos en balde. Y con ello al fracaso y a la frustración.

Tampoco podemos tener clara la ruta y obcecarnos en no salirnos de ella por mucho que las señales del camino nos indiquen lo contrario. Hay que tener visión y ser lo suficientemente hábil y flexible como para recalcular la ruta o trazar nuevos caminos.

Lo mismo pasa con la meta. Podemos plantearnos una de inicio pero en el día a día darnos cuenta de que ese no era nuestro destino. Para no rompernos los esquemas del medio o largo plazo podemos fijarnos hitos intermedios, cuyo cumplimiento nos mostrarán más claro el objetivo final.

Y en el trasfondo de todo esto está nuestro temor al fracaso. A no llegar. A no cumplir. A perder. Pero sí luchamos y ponemos todo nuestro empeño y recursos en ello, aunque fracasemos, no saldremos frustrados de este envite y habremos aprendido más de lo que creemos para el siguiente reto.

Como decían en la Antigua Roma:

“Gloria para los vencedores y honores para los perdedores” (pero si lo han dado todo por ganar)

¡El puesto es tuyo!

Tener un empleo a día de hoy es uno de los mayores tesoros que cualquier ciudadano puede poseer. Aquellas personas desempleadas son conscientes de esta realidad, y esperan con ansia que su teléfono móvil suene para concertar una posible entrevista de trabajo, la cual le abrirá las puertas hacia el mercado laboral.

Si miramos hacia el pasado, tan solo bastaba con tener un buen currículum, y algo de experiencia para poder optar al puesto vacante que ofrecía la empresa. En la actualidad la trayectoria y la experiencia no son suficientes, ya que existen muchos candidatos para un mismo puesto, la diferenciación es una característica fundamental. Es aquí donde surge la gran pregunta ¿Qué tengo que hacer para conseguir el puesto de trabajo?

Hacerle ver al entrevistador que tú y  solo tú, eres la persona adecuada para optar al puesto y seguir una serie de consejos que a continuación te proponemos.

Conocer la empresa

Aunque parezca una tontería  existen muchas personas que acuden a una entrevista de trabajo y ni siquiera saben a qué se dedica la empresa. La labor de cualquier entrevistado es la de informarse previamente sobre la empresa, no solo porque causará una buena impresión sino porque tenemos que conocer el que podrá ser nuestro lugar de trabajo en un futuro.

Dar lo mejor de nosotros mismos

El postulante al puesto dispone de un periodo muy breve, en ese tiempo deberá demostrar que es el candidato idóneo.Por lo que deberá poner toda la carne en el asador y no dejarse nada en el tintero, ya que solo dispone de esa oportunidad para convencer al entrevistador. Hay que exprimir al máximo las capacidades, habilidades y virtudes de cada uno.

Tranquilidad, naturalidad y seguridad

Cualidades claves en todo proceso.

Mostrar interés después de la entrevista

Una vez finalizada, se debe reflejar que estamos muy ilusionados y con muchas ganas de empezar a trabajar.

Jamás se debe llegar tarde a una entrevista, vestir de forma inapropiada, hablar mal de compañeros, jefes… No hay que olvidar que la primera impresión lo es todo y puede ser la causante de la que te concedan el puesto que tanto deseas o te descarten de él.

Distracciones en la oficina

El constante teléfono sonando, el incómodo ruido de la impresora o el ajetreo de los compañeros son algunas de las acciones comunes en el día a día de muchos empleados, que  dificultan la concentración e impiden  que puedan desarrollar de manera plena su rendimiento y productividad.

Según un estudio realizado por la compañía de Recursos Humanos Adecco, los empleados pierden unas 10 horas al mes de trabajo por diferentes distracciones. Lo que se traduce en unos 13 días laborales completos al año.

Es cierto que la concentración es una característica fundamental para realizar cualquier actividad, pero en determinadas ocasiones se producen distracciones inevitables que no dependen de nosotros, como las mencionadas anteriormente. Existen muchas otras que sí están a nuestro alcance y podemos evitarlas.

Utilizar de forma masiva el WhatsApp, ver  fotografías de la última fiesta a la que has acudido en Facebook, mirar constantemente la bandeja de correos electrónicos o salir a fumar con los compañeros son algunas de  las distracciones más comunes que se dan en el trabajo.

Cuando sientas que las distracciones “te están llamando” es hora de desconectar durante unos minutos y dejar de lado todo lo que estás haciendo. A diferencia de lo que se cree, hacer pequeños descansos contribuye a un aumento de productividad. Salir a tomar un café o respirar un poco de aire fresco son acciones más que suficientes para evadirse y mantener la mente despejada.

¡Si te distraes hasta con una mosca! te planteamos una serie de acciones que debes realizar.

Organización

Una buena organización es la base de cualquier trabajo junto a la planificación. Se debe tener un control de las distintas actividades que tenemos y realizar aquellas más densas al comienzo de la jornada, ya que si la dejamos para el final del día estaremos más cansados y el resultado no será el adecuado.

Apagar el teléfono

Deshacerse del teléfono es una de las tareas que más trabajo supone para los empleados. La gran mayoría se excusa de que está pendiente de él por si sucede algo importante, pero lo cierto es que lo revisan cada dos por tres con otros fines.  Hay que destacar que existen cargos que requieren casi de por vida estar conectados al teléfono y no pueden desatenderlo.

 No conectarse a redes sociales

Conectarse a las distintas redes sociales en el trabajo es un grave error. No solo porque tú deber en la empresa es   trabajar y no el de conectarte sino porque además, genera una muy mala imagen.

Utilización de auriculares

Usar auriculares es una opción para aislarte del resto de la oficina cuando quieres sumergirte en tu tarea sin que nadie te interrumpa o moleste.

<< No hay peor derrota en el trabajo que distraerte de tus obligaciones y no cumplir con tu responsabilidad>>

 

 

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